APOIO EXECUTIVO, COMUNICAÇÃO E ARQUIVO

Objectivos Gerais

  • Compreender diferentes sistemas de tratamento de dados;
  • Dominar a criação e gestão de arquivos funcionais.

Objectivos Específicos

  • Identificar as principais funções, tarefas e actividades dos diferentes tipos de secretariado;
  • Escolher os principais tipos e formas de tornar a informação útil e acessível;
  • Rentabilizar e tornar eficaz a função de secretariado e de assessoria de direcção;
  • Criar sistemas de tratamento de informação eficazes e eficientes.

Apoio Executivo

  • Melhorar o desempenho da(o) secretária(o) ao nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências
  • Noções de eficiência, eficácia, produtividade e qualidade global do trabalho
  • O impacto das novas tecnologias na função Secretariado
  • As competências do Secretariado do século XXI

Problemas de organização do trabalho/ gestão do tempo

  • Auto-diagnóstico de perdas de tempo
  • Definição de objectivos e prioridades
  • Técnicas de planificação e racionalização do trabalho

Organização de reuniões

  • Planeamento e logística
  • Acolhimento dos participantes e acompanhamento dos trabalhos
  • Áudio e videoconferências

Gestão dos contactos telefónicos

  • As novas tecnologias na gestão das chamadas recebidas e efectuadas
  • A escuta activa e a tomada de notas
  • Atendimento de reclamações

A expressão e a comunicação

  • Objectivos
  • Fundamentação da sua necessidade
  • Sua relação

Capacidades de expressão

  • Analisar as capacidades
  • Postura
  • Voz e entoação
  • Linguagem
  • Apresentação pessoal
  • Pontos fortes e fragilidades a ter em conta

Falar e saber apresentar-se a si próprio

  • Preparar a apresentação
  • Distinguir objectivo de conteúdo
  • A clareza e o entusiasmo
  • Analisar o contexto da apresentação
  • A formulação dos pedidos / perguntas e suas respostas

Os suportes da comunicação

  • Quadros de apoio
  • Transparências
  • Dispositivos
  • Videoprojector
  • Outros suportes

Comunicação

  • Componentes e tipos
  • Comunicação verbal e Não Verbal
  • Objectivos da comunicação

Comunicação-interpessoal / intergrupal / intersectorial

  • Funções da Comunicação
  • Barreiras à Comunicação
  • Os facilitadores da comunicação
  • Os facilitadores da comunicação
  • Técnicas para melhoria do processo

Comunicação técnica – tipos de documentos

  • Manuais
  • Relatórios
  • Cartas e Ofícios
  • Faxes
  • E-mails
  • Memorandos

A produção de um documento escrito

  • Objectivos e Argumentos
  • Coerência sequencial
  • Capacidade de síntese
  • O essencial e o acessório

Apresentação e estilo do documento

  • Títulos, Sumários e Resumos
  • A informação visual
  • Técnicas para controlar a qualidade do texto

A especificidade do e-mail (correio electrónico)

  • Envio de situações-chave, palavras-chave ou problemas-chave, antes de premir o botão
  • Captar a atenção e atingir os resultados
  • Construir uma imagem profissional
  • Apresentar linhas fortes
  • Aberturas e fechos
  • Gerir os e-mails
  • Acompanhar o processo

Arquivo
Sistemas de tratamento de informação a gerir

  • O arquivo geral e suas relações com os arquivos sectoriais
  • Os dossiers temáticos
  • As pastas de apoio às reuniões
  • O plano de actividades: seu acompanhamento
  • Correspondência e documentos de informação – Faxes, emails, entre outros
  • Documentos internos de decisão, informação e comunicação
  • Documentos originais pelas reuniões – actas, comunicados, entre outros

Preparação e escolha dos dados a tratar de Forma sistemática

  • A escolha dos dados
  • A organização e o tratamento dos dados

O sistema de tratamento da informação

  • Análise dos sistemas existentes
  • Os sistemas de apoio ao secretariado
  • Manutenção ou reestruturação da informação
  • Relatórios e outputs a sistematizarem

Sistemas básicos

  • Alfabético
  • Numérico
  • Sistemas derivados (decimal, centesimal, alfanumérico, alfa-decimal, codificações diversas, etc.)
  • Domínios de aplicação
  • As vantagens e inconvenientes dos diversos sistemas de classificação
  • Determinação do método de classificação adaptado às necessidades

A classificação por assunto

  • Plano dicionário (descritores)
  • Plano ideológico hierarquizado
  • Avaliação comparativa destes dois tipos de plano
  • Parâmetros a ter em conta na escolha

Conhecer a topografia e vida da informação

  • Os diversos níveis: activa, semi-activa e inactiva
  • Coordenação e fluxos de documentos entre eles
  • Gestão e controlo dos movimentos (empréstimos) e de circulação dos documentos
  • Controlo dos custos e da eficácia: rácios significativos
  • A revisão periódica dos arquivos: fluxos legais e prazos funcionais de conservação dos arquivos

Escolher os meios materiais

  • A informação em suporte de papel: posições e material correspondente e os meios de sinalização
  • Os novos suportes da informação:
  • Microfilmes
  • Suportes magnéticos
  • O disco ótico numérico
  • Vigilância e sua Conservação

Elaborar fichas e ficheiros

  • Recorrer à informática para:
    • Gerir a documentação do departamento
    • Gestão de dossiers: elaborar e atualizar o plano de classificação
    • Recorrer a pesquisas multicritérios
    • Gestão dos documentos
    • Indexação pelos campos-chave
    • Pesquisa
    • Listagens

Construir o manual de arquivo da informação

  • Relevância do manual
  • Os aspectos que deve incluir 

24h

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