SECRETARIADO: O ESCRITÓRIO E A DOCUMENTAÇÃO

Objectivos Gerais

  • Compreender diferentes sistemas de tratamento de dados;
  • Dominar a criação e gestão de arquivos funcionais.

Objectivos Específicos

  • Identificar as principais funções, tarefas e actividades dos diferentes tipos de secretariado;
  • Escolher os principais tipos e formas de tornar a informação útil e acessível;
  • Rentabilizar e tornar eficaz a função de secretariado e de assessoria de direcção;
  • Criar sistemas de tratamento de informação eficazes e eficientes.

Apoio Executivo

  • Melhorar o desempenho da(o) secretária(o) ao nível de tarefas, instrumentos de trabalho e competências
  • Noções de eficiência, eficácia, produtividade e qualidade global do trabalho
  • O impacto das novas tecnologias na função de Secretariado
  • As competências do Secretariado do século XXI

Problemas de organização do trabalho/ gestão do tempo

  • Auto-diagnóstico de perdas de tempo
  • Definição de objectivos e prioridades
  • Técnicas de planificação e racionalização do trabalho

Organização e condução de reuniões

  • Tipos de reuniões alargadas
  • Fases de Preparação de uma Reunião
  • Antes, Durante e Depois da Reunião
  • Preparação e envio da acta
  • Envio de agradecimento a oradores
  • Fazer a avaliação da organização da reunião
  • Regras de Protocolo na organização de reuniões e acolhimento de visitantes

Gestão dos contactos telefónicos

  • As novas tecnologias na gestão das chamadas recebidas e efectuadas
  • A escuta activa e a tomada de notas
  • Atendimento de reclamações

A comunicação

  • Objectivos
  • Fundamentação da sua necessidade
  • Comunicação vs. Secretariado

Capacidades de expressão

  • Analisar as capacidades
  • Postura
  • Voz e entoação
  • Linguagem
  • Apresentação pessoal
  • Pontos fortes e fragilidades a ter em conta

Falar e saber apresentar-se a si próprio

  • Preparar a apresentação
  • A clareza e o entusiasmo
  • Analisar o contexto da apresentação
  • A formulação dos pedidos / perguntas e suas respostas

Os suportes da comunicação

  • Quadros de apoio
  • Transparências
  • Dispositivos
  • Videoprojector
  • Outros suportes

Comunicação

  • Componentes e tipos
  • Comunicação verbal e Não Verbal
  • Objectivos da comunicação

Comunicação-interpessoal / intergrupal / intersectorial

  • Funções da Comunicação
  • Barreiras à Comunicação
  • Os facilitadores da comunicação
  • Os facilitadores da comunicação/ Técnicas para melhoria do processo

Comunicação técnica – tipos de documentos

  • Manuais
  • Relatórios
  • Cartas e Ofícios
  • Faxes
  • E-mails
  • Memorandos
  • Diferenças e campos de aplicação entre documentos

A produção de um documento escrito

  • Objectivos e Argumentos
  • Coerência sequencial
  • Capacidade de síntese
  • O essencial e o acessório

Apresentação e estilo do documento

  • Títulos, Sumários e Resumos
  • A informação visual
  • Técnicas para controlar a qualidade do texto

A especificidade do e-mail (correio electrónico)

  • Envio de situações-chave, palavras-chave ou problemas-chave, antes de premir o botão
  • Captar a atenção e atingir os resultados
  • Construir uma imagem profissional
  • Apresentar linhas fortes
  • Aberturas e fechos
  • Gerir os e-mails
  • Acompanhar o processo
  • Anexos ao e-mail

18h

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